Kata Pengantar
Kata
yang terucap pertama kali ketika kami sebagai penulis menyelesaikan makalah ini
adalah Alhamdulillah, segala puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, yang
telah melimpahkan rahmat, nikmat, dan Hidayah-Nya kepada kami, sehingga kami
mampu menyelesaikan makalah yang berjudul “Arsip
Manual dan Arsip Elektronis”.
Penulisan
makalah ini tentu memiliki tujuan, yaitu memenuhi tugas mata kuliah, dimana tugas
yang diberikan tersebut sebagai wahana untuk membimbing mahasiswa memiliki
kemampuan untuk menyusun makalah sebagai salah satu tugas kelompok mahasiswa.
Di dalam
penulisan makalah tersebut kami mendapat banyak bantuan baik dari segi moril,
materil, dan spiritual dari berbagai pihak, untuk itulah kami mengucapkan
terimakasih kepada:
1.
Ibu
Nina, SKM selaku dosen pembimbing mata kuliah Administrasi Perkantoran Rumah
Sakit Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Indonesia Maju
2.
Orangtua
dan teman-teman kami yang turut memberikan semangat, dukungan, dan bantuan demi
kelancaran dan kemudahan pembuatan makalah ini
Kami menyadari
bahwa makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran
yang membangun sangat kami harapkan untuk penyempurnaan makalah ini. Semoga
makalah ini menjadi hal yang bermanfaat bagi para pembaca khususnya teman-teman
mahasiswa dan semoga juga dapat dijadikan sebagai referensi untuk menunjang
proses belajar-mengajar.
Jakarta, Juni 2013
Penulis
Daftar Isi
BAB I
PENDAHULUAN
Pengertian
Arsip
Secara etimologi istilah arsip berasal dari
bahasa yunani “Arche” yang berarti permulaan,
menjadi “Ta Archia”, selanjutnya
menjadi “Archeon” yang berarti gedung
pemerintahan, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional
RI, hal.2)
Arsip adalah sekumpulan warkat yang
memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168)
Arsip adalah rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No.43/2009)
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”(The Liang Gie, 2000:45)
Arsip (record)
yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai Dokumen pada pokoknya dapat
diberikan pengetian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar
ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok
persoalan) ataupun peristiwa- peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya
ingat orang (itu) pula” (Basir Barthos 2000 : 18)
Sir Hilary
Jenkinson dalam bukunya A Manual of
Orchives Administration (Oxford 1922), Archives diartikan sebagai dokumen
yang disusun atau digunakan selama transaksi administrative dan eksekutif
(pemerintah ataupun swasta) yang membenetuk sebagian, dan kemudian dipelihara
di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung
jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.
Jadi, dapat
disimpulkan bahwa Arsip adalah sekumpulan dokumen yang diciptakan, digunakan,
dipelihara, dan dijaga keberadaannya sebagai bukti bahwa aktivitas atau
kegiatan telah dilakukan sebelumnya.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Arsip Manual
1.1 Siklus Hidup Arsip
Manual
Barber (2000) menjelaskan bahwa saat
ini hampir sebagian organisasi besar masih menggunakan atau mengelola arsip
secara manual, karena dokumen yang dikelola, berupa kertas, CD, maupun media
fisik lainnya masih banyak dilakukan. Hal inilah yang menjadikan pengelolaan
arsip secara manual masih relevan dibahas pada era digital saat ini.
Quible (2001) memberi gambaran umum
mengenai pemanfaatan, pengelolaan, dan/atau pemusnahan, sebagai berikut :
a)
100% dokumen
dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang.
b)
25% dokumen
disimpan pada berkas dokumen aktif
c)
30% dokumen
disimpan pada berkas dokumen inaktif
d)
35% dokumen tidak
berguna dan dimusnahkan lagi
25% dokumen sebuah organisasi selama
periode waktu tertentu dapat diklasifikasikan sebagai dokumen aktif yang
digunakan oleh organisasi untuk mengambil keputusan operasional sehari–hari.
Hal tersebut membutuhkan pengelolaan yang berbeda dengan dokumen inaktif yang
relatif jarang digunakan oleh organisasi. Berdasarkan hal tersebut dibutuhkan
ruangan, peralatan, sistem pengarsipan, maupun pegawai yang dapat mengelolanya
sehingga dapat menunjang terjadinya proses retrieval
(penemuan kembali) sebuah dokumen secara cepat dan tepat.
Dalam pengelolaan arsip manual dikenal
dengan model siklus hidup arsip (life cycle
model)
I
Penciptaan.
Tahap ini merupakan tahapan dasar guna
mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah
dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaanya bagi organisasi. Termasuk
dalam tahapan ini adalah pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi
organisasi, seperti formulir pengaduan pelanggan tentunya berbeda dengan
formulir pemesanan barang.
II
Pemanfaatan.
Tahap kedua merupakan tahapan
implementasi dari aturan main yang telah disusun pada tahap sebelumnya, yaitu
bagaimana mengefisienkan proses retrieval maupun pendistribusian arsip kepada
pihak yang berkepentingan, termasuk bagaimana pergerakan (flow of work) dokumen
sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya.
III Penyimpanan
Tahap ini merupakan perlakuan terhadap
dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi. Bagi dokumen
aktif dengan frekuensi penggunaan lebih dari 12 kali dalam setahun, perlu
diberikan perhatian dalam pemanfaatannya, yang meliputi bagaimana membuat
prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing maupun tenaga penyimpan
menjadi efisien. Mengenai tenaga mengelola dokumen patut dipertimbangkan
penggunaan
IV Retrieval
Tahap menitikberatkan pada lokasi
dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam
jangka waktu tertentu. Proses ini lebih mudah diilustrasikan dengan sistem
retrieval yang lazim digunakan pada perpustakaan umum. Pengklasifikasian
beserta lokasi yang tepat telah ditunjukkan dalam kartu indeks.
V
Disposisi
Tahapan ini berupa pemeliharaan
dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya,
termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan
Ada tiga sistem penyimpanan dokumen
yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu penyimpanan terpusat
(sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan kombinasi kedua sistem (Quible,
2001).
1.
Sistem Sentralisasi
Pada
sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahnya
yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan
menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.
Ada
beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain:
·
Mencegah duplikasi
·
Layanan yang lebih baik
·
Adanya keseragaman
·
Menghemat waktu
·
Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis
kantor
·
Jasa kepada bagian lain
·
Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu
·
Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan
dan pelatihan bagi manager dokumen
·
Pelayanan dokumen dibawah satu atap
Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain:
·
Kesulitan fisik
·
Kebocoran informasi
·
Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan
yang berlainan
·
Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
·
Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila
diperlukan.
2.
Sistem Desentralisasi
Sistem ini
menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit. Ada
beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain:
ü
Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan
dokumen di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan disisi lain pemakai
dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk
mendapatkannya.
ü
Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia
yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.
ü
Sistem ini juga akan menghemat waktu dan
tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan
sebuah bagian akan disimpan di sebuah bagian yang bersangkutan.
Beberapa
kerugian sistem desentralisasi adalah:
ü
Pengawasan relatif sulit dilakukan, karena
letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian dan sangat lazim apabila
masing-masing akan menerapkan standar penyimpanan yang berbeda-beda.
ü
Karena banyak duplikasi atas dokumen yang
sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan
alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien.
ü
Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan
dokumen hanya menjadi salah astu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini
akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan. Jadi, keuntungan
spesialisasi ( berupa tenaga arsip yang terlatih dan profesional ) tidak
diperoleh dalam sistem desentralisasi.
ü
Sistem ini akan mengalami kesulitan
pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua
bagian atau lebih. Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas,
masalah ini akan lebih mudah dipecahkan.
ü
Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan
dan peralatan. Bagian keuangan yang menggunakan kertas berukuran kuitansi akan
menggunakan sistem penyimpanan dokumen yang sesuai dengan dimensi kuiotansi,
sementara departemen produksi akan menyesuaikan dengan ukuran bill of materials
yang mereka gunakan.
ü
Masing-masing bagian menyimpan dokumennya
sendiri sehingga dokumen yang sama tersebat diberbagai tempat.
3.
Sistem Kombinasi
Pada
sistem kombinasi, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah
kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian
lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan
catatan penjualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di
puncak manager dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab
atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan
mengembangkan jaringan sistem kontrol dan prosedur operasional sistem
kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan
mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya.
Sistem
kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut :
Ø
Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang
seragam
Ø
Menekan seminimun mungkin kesalahan
pemberkasan serta dokumen yang hilang
Ø
Menekan duplikasi dokumen
Ø
Memungkinkan mengadaan dokumen yang terpusat
dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik.
Ø
Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai
dengan jadwal retensi dan pemusnahan
Disisi lain, sistem ini memiliki
kerugian sebagai berikut:
§
Karena dokumen yang bertautan tidak
ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen
yang dimaksud
§
Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit
belum dan tidak ada
§
Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi
dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat
meminimalisir apabila pengelolannya dilakukan secara cermat dan tepat
1.2 Penyimpanan Arsip
1.2.1
Dokumen dan
sistem penyimpanannya
Arsip atau
dokumen kertas yang dikelola secara manual dapat diklasifikasikan menjadi 5
jenis dan tentunya membutuhkan sistem penyimpanan yang berbeda satu sama lain.
Berikut ini uraian jenis umum dokumen dan sistem yang paling sering digunakan
(Basuki, 2003)
|
No
|
Jenis
Dokumen
|
Sistem
Penyimpanan yang Sering Digunakan
|
|
1
|
Korespondensi
(surat,
memorandum, telegram, laporan, lampiran, dsb)
|
Menggunakan
berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain
|
|
2
|
Dokumen Transaksi
(formulir
dan korespondensi yg menunjukkan adanya transaksi)
|
Susunan
alfabetis atau numerik berdasar nama atau pengenal numeric
|
|
3
|
Dokumen Proyek
(korespondensi,
nota, dll yg terkait sebuah proyek)
|
Biasanya
menurut nama proyek atau nomor, sering juga dibagi lagi menurut subjek dan
klasifikasi
|
|
4
|
Berkas Kasus
(klaim,
tuntutan hukum, kontrak, asuransi, medical record) yg merujuk pada personil
atau properti tertentu
|
Biasanya
menurut nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor berkas
|
|
5
|
Berkas Khas
(peta,
gambar rekayasa, foto sinar x, gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak
lainnya)
|
Biasanya
nomor indeks abjad
|
1.2.2
Kriteria
pemilihan peralatan
Setelah
memutuskan sistem penyimpanan dokumen apa yang akan dipakai, tugas manager
dokumen adalah memilih alat penyimpanannya. Ada beberapa hal yang patut
dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain
1. Jenis dokumen yang akan disimpan,
Contohnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas,
kartu, bentuk mikro, materi audiovisual, bentuk magnetic dan elektronik ataupun
media lain dimana masing-masing media mempunyai perlakuan khusus dalam
perawatannya.
2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan,
Peralatan yang bersifat mobile
agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan
dimanfaatkan oleh pengguna.
3. Kebutuhan ruangan,
Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara
kapasitas simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan
penyimpanan yang dimiliki.
4. Pertimbangan keamanan,
Yang tentunya akan berbeda antara satu organisasi dengan
organisasi dokumen lain. Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan,
sedangkan sebagian lainnya sangat dirahasiakan oleh perusahaan.
5.
Biaya
peralatan,
Bandingkan
mutu barang buatan dalam negeri dengan luar negeri, bandingkan garansi, jaminan
after sales service, dll. Tentukan
biaya peralatan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki perusahaan
6. Biaya operasional penyimpanan,
Termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola
dokumen, biaya ATK yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan
peralatan.
7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara
teratur.
Merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli
peralatan. Karena, semakin banyak orang yang menyimpan dan membutuhkan
keberadaan dokumen yang disimpan akan memerlukan tempat penyimpanan yang
leluasa untuk mengaksesnya.
1.2.3
Faktor yang perlu
dipertimbangkan
Beberapa
faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli alat penyimpanan dokumen
dikantor, antara lain (Basuki, 2003):
1. Kesetaraan (compatibility) peralatan,
Peralatan
simpan semacam folder harus setara
pemanfaatannya dengan peralatan yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan
datang.
2. Efisiensi,
Efisiensi
dalam proses penyimpanan dan pencarian sebuah dokumen sangat penting. Pemilihan
folder dan penggunaan tanda warna yang tepat dapat memudahkan organisasi untuk
menyimpan dan mencari dokumen yang dibutuhkan sesuai tempatnya.
3. Kualitas,
Kualitas
ATK ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan dalam pembuatannya.
4. Ekonomis
Meminimumkan
biaya merupakan salah satu factor utama dalam mempertimbangkan pembelian
peralatan simpan pada berbagai organisasi. Pemilihan kualitas alat simpan yang
baik akan lebih berorientasi jangka panjang sehingga tujuan ekonomis akan
tercapai oleh organisasi.
1.2.4
Peralatan Penyimpanan
Dapat
digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis peralatan
penyimpanan manual menyediakan. Ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga
pemakai harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen.
Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari:
1.
Spindle file
Alat untuk
menancapkan kertas-kertas dokumen seperti bon, rekening, dan dokumen kecil
lainnya.
2.
Vertical filing cabinet
Alat untuk
menyimpan dokumen secara vertical (tegak)
3.
Open-self file
Jajaran
dokumen yang disimpan pada lemari terbuka (seperti rak buku). Dapat diakses
dari samping.
4.
Leteral file
Unit
penyimpanan dokumen yang dapat diakses dari samping secara horizontal
5.
Box file
Unit
penyimpanan dokumen yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu
dimasukkan ke dalam folder/map arsip.
6.
Unit box leteral file
Kotak yang
dapat digantung untuk memuat dokumen yang disimpan agak miring untuk mempercepat
rujukan.
7.
Card file
Alat yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan
laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disipan
disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.l
8.
File media lainnya seperti CD, DVD, Disket,
dll
Berbagai
macam media yang dipakai perusahaan untuk menyimpan dokumen
1.3 Penyimpanan Ruangan
Salah satu
yang patut di pertimbangkan dalam perencanaan ruang penyimpanan adalah
kemampuan ruang mengampu berat dokumen yang akan di simpan pada ruang tersebut.
Sebaiknya ruang penyimpanan harus di tempatkan pada lantai bawah ,sehingga
beban lantai dapat diminimalisir. Kalau beban lantai berlebihan,dapat
diperkirakan tembok maupun gedung kantor akan retak. Dengan memperhatikan hal
tersebut, dapat pemilihan peralatan penyimpanan akan di dapatkan alternatif
yang mampu menyimpan jumlah dokumen yang direncanakan dengan bobot total lebih
sedikit .sehingga beban lantai akan berkurang.
Kapasitas
beban lantai (load capacity) merupakan berat dokumen dan peralatan yang dapat
disangga oleh lantai dengan aman.Kapasitas beban lantai dihitung dengan cara
mengalikan daya beban lantai (yang dihitung dalam kilogram per meter persegi)
dengan jumlah ruang yang tersedia (di ukur dalam meter persegi). Karena bobot
peralatan penyimpan dokumen bersifat non produktif, sedangkan berat isi dokumen
bersifat produktif (dapat berubah sewaktu waktu), maka harus ada perbedaan di
antara keduanya yang diilustrasikan pada tabel berikut.
Tabel 7.2
Perbandingan bobot nonproduktif dangan bobot produktif
|
Jenis
peralatan
|
Bobot
perangkat keras
(dalam
kilogram)
|
Kapasitas
(sentimeter)
|
Bobot
persentimeter pemberkasan (kg)
|
|
Elektrofis
|
625
|
280
|
2,32
|
|
Elevator
file
|
1.500
|
373
|
4,02
|
|
File
emoat laci
|
80
|
40
|
2,0
|
|
Roll-out
shelves
|
150
|
80
|
1,875
|
|
Filr fis
8 laci
(kompartemen
dobel)
|
98
|
170
|
0,58
|
|
Lateral
open-shelf
|
73
|
82
|
0,89
|
Sumber:
Basuki, 2003; Kennedy dan Schauder, 1998
*Dengan
asumsi berat berkas kertas per kg per 2.5 filing
**Bobot
per cm pemberkasan dalam kilogram ditentukan dengan menggunakan rumus bobot
perangkat keras (dalam kg\ = bobot per cm pemberkasan kapasitas (cm))
Bobot
Produktif dapat ditentukan dengan menggunakan rumus berikut ini:
1.4 Pemusnahan Arsip
Pemusnahan
dokumen dilakukan apabila dokumen yang disimpan oleh organisasi sudah tidak
diperukan lagi atau habis masa kadarluarsanya (Charman, 1998). Kegiatan ini
dapat dilakukan oleh organisasi pemilik dokumen inaktif maupun pihak lain yang
ditunjuk.
Menurut
Basuki (2003), ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :
1. Pencacahan.
Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen
dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden.
2. Pembakaran.
Metode ini sangat populer pada masa lalu karna dianggap paling
aman. Saat ini metode pembakaran kurang populer karena dianggap kurang
bersahabat dengan lingkungan.
3. Pemusnahan kimiawi.
Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi
yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.
4. Pembuburan.
Metode ini merupakan metode ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan
tak terulangkan. Metode ini banyak digunakan oleh bank dan organisasi lain yang
menuntut pengamanan yang tinggi.
Pemilihan
metode bisa menggunakan pertimbangan di bawah ini:
v
Jumlah volume dokumen inaktif yang akan
dimusnahkan
v
Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan
dimusnahkan, bila jenisnya beragam, dapat dipilih metode yang mampu memusnahkan
ke semuanya dengan cara yang paling efesien dan efektif
v
Persentase dokumen inaktif yang bersifat
rahasia dan akan dimusnahkan
v
Peraturan pemerintah mengenai standar
lingkungan berkaitan dengan pemusnahan dokumen inaktif
v
Penyedia jasa layanan pemusnahan dokumen yang
dapat di perbandingkan dengan biaya pemusnahan yang dilakukan secara mandiri
v
Nilai jual dari dokumen inaktif yang akan
dimusnahkan apabila bukan merupakan dokumen rahasia.
1.4.1
Berita Acara
Pemusnahan
Berita
acara tersebut memuat deskripsi dokumen inaktif yang dimusnahkan, tempat dan
tanggal pemusnahan, serta metode pemusnahan. Yang digunakan surat perintah
pemusnahan biasanya disertakan dalam berita acara. Bahkan untuk beberapa
instansi tertentu maupun perusahaan swasta akan membuat daftar dokumen inaktif
yang telah dimusnahkan sebagai catatan permanen yang dapat digunakan apabila
ada tuntutan hukum, sedangkan dokumen yang dimaksud telah dimusnahkan.
Contoh
berita acara pemusnahan arsip :
1.4.2
Pemindahan ke
Depo Arsip
Dokumen
inaktif yang tidak dimusnahkan akan diserahkan ke depo arsip dan namanya
berubah menjadi arsip statis. Sebelum dipindahkan, dokumen terebut harus
dicatat dulu pada daftar dokumen inaktif yang dipindahkan berdasarkan berkas.
Yang dicatat ialah organisasi yang memindahkan, judul berkas, tanggal bulan dan
tahunnya, bentuk fisik dokumen, dan volume dalam meter kubik. Seperti biasanya,
pemindahan dokumen tersebut dilakukan dengan cara membuat berita acara
pemindahan.
Berdasarkan kateristik arsip dan waktu
pemindahan, secara umum dikenal dengan dua cara pemindahan arsip yaitu:
1.
Perpindahan
secara continu (prepectual)
Arsip dipindahkan ketika arsip tersebut selesai digunakan, dengan
waktu pemindahan tidak tentu.
2.
Pemindahan
Secara Periodik
Arsip dipindahkan setelah satu periode ( umumnya 1 tahun). Ada dua
cara pemindahan periodic yaitu:
a)
Pemindahan
tunggal (satu periode) yaitu setelah 1 periode berlalu, arsip inaktif
dipindahkan ketempat penyimpanan arsip lain, sehingga arsip yang ada pada filling
cabinet hannya arsip aktif.
b)
Pemindahan
ganda (dua periode) yaitu setelah satu periode berlalu masih ada arsip-arsip
inaktif tetapi lokasi penyimpanannya terpisah dengan arsip aktif.
Contoh berita acara penyerahan arsip statis:
2. Arsip Elektronis
2.1 Pengaruh Teknologi
Informasi Terhadap Kearsipan
Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu
sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia
dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini
juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera
diantisipasi.
Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika
dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak
langsung menghasilkan Arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para
pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan
tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.
2.2 Konsep Dasar Manajemen
Arsip Elektronik
Menurut National
Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronika merupakan
Arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya
computer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip elektronik seringkali
dikatakan sebagai Machine-readable record.
2.2.1 Manfaat
Penggunaan Arsip Elektronis
Beberapa manfaat
penggunaan sistem pengelolaan secara elektonis yang mendorong sebagian besar
organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsip elektronis diantaranya
adalah:
1.
Cepat ditemukan dan
memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
2.
Pengindeksan
yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
3.
Pencarian
secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci
maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.
4.
Kecil
kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat
melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubah nya.
5.
Menghemat
tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu
menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak Lebih dari 700 lembar .
6.
Mengarsip
secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau buram karena usia
dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital..
7.
Berbagi
arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun
klien akan mudah dilakukan melaui LAN atau internet.
8.
Meningkatken
keamanan, karena mekanisme control secara jelas dicantumkan pada buku
pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritas
relative sulit mengaksesnya.
9.
Mudah
dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media
penyimpanan yang compatible.
Selain
manfaat di atas, organisasi juga perlu mempertimbangkan hal-hal negative
berikut (Skupsky, 1999):
1.
Adanya peluang untuk memanipulasi file –
menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus – dalam segala cara;
2.
Kesulitan untuk berbagi file karena format
file maupun ketersediaan jaringan atau akses untuk berbagi file dengan yang
lain;
3.
Kemungkunan rusaknya file setiap saat yanpa
adanya indikasi terlebih dahulu;
2.2.2 Manajemen
Arsip Berkelanjutan (continuum)
Kerangka
kerja yang dapat di pakai untuk mengintegrasikan manajemen arsip elektronis
yang di tawarkan oleh An (2003), yaitu:
Gambar
8.1. Proses integrasi Manajemen Arsip Elektronis
Kerangka
kerja di atas mempunyai 3 Unsur:
1. Kerangka kerja terintegrasi, yaitu
manajemen peng arsipan sebagai salah satu fungsi organisasi yang dapat
meningkatkan nilai orgaanisasi bagi stakeholders-nya, terdiri dari;
v
Budaya bersama
v
Standar bersama
v
Pembagian informasi
v
Koordinasi
v
Kolaborasi
2. Pendekatan terintegrasi, dengan
menggambarkan kolaborasi pemikiran dalam menjamin reliabilitas, yang
terintegrasi bagi organisasi atau stakeholders.
3 alat
yang dapat digunakan mengintegrasi arsip elektronik:
v
Strategi yang berfokus pada pelanggan
v
Pemikiran arsip post-modern
v
Model arsip berkelanjutan
3. Kontrol terintegrasi, terdiri
dari:
v
Kontrol produk (arsip)
v
Kontrol proses
v
Kontrol servis
2.2.3 Cheklist
Ada 12
komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan arsip elektronis
(Compulink Management Centre, 2003) yaitu:
1.
Kebijakan dan
prosedur. Untuk mengontrol seluruh proses yang berlangsung dalam organisasi
agar berjalan sebagaimana yang diharapkan, harus dibuat kebijakan, peraturan,
standar, dan prosedur yang mencangkup hal-hal berikut ini:
v
Menjelasken metode men-scan dan memasukan data
v
Menjelaskan revisi, peng-update-an, dan
penghapusan arsip
v
Buku pedoman dari hardwere dan soft were,
termasuk soft were, nomor, tanggal, instalasi, upgrade, pemindahan dan konversi
yang digunakan
v
Penjelasan prosedur mengenai bagaimana arsip
di indeks
v
Kebijakan akses(control log-on)
v
Struktur dan isi data, layout, file dan kamus
data
v
Konvensi dan hierarki nama file
v
Pengembangan algoritma
v
Prosedur mem-back up untuk disk, Dll.
v
Prosedur untuk pengetes pembaca data
v
Prosedur penyimpanan online dan offline
v
Pendisposisian arsip
v
Jadwal pemusnahan arsip elektronis
2.
Pendidikan
dan training, seluruh pegawai administrasi akan sadar dan mengerti mengenai
prosedur pemanfaatan sistem pengarsipan elektronis apabila sosialisasi mengenai
hal tersebut
3.
Kerahasiaan
dan kejujuran, hel ini merupakan salah satu persyaratan agar arsip dapat
terjaga kerahasiaan nya dan keaslian nya
4.
Cakupan
dokumen, pegawai harus memperhatikan 3 element arsip – isi, struktur, dan
konteks dalam membuet arsip
5.
Meta data, hal ini
menginformasikan tentang sebuah arsip yang disimpan
6.
Manajeman
file
7.
Manajemen
penyimpanan
8.
Ketersediaan
arsip, arsip akan tersedia dan dapat dibaca dalam bentuk print out atau
gambar pada layar monitor
9.
Audit
trail, audit ini akan menjelaskan apa, siapa, kapan, dan mengapa arsip
tersebut di simpan
10.
Retensi, sebuah
organisasi harus menetapkan jadwal pemusnahan dokumen seprti yang berlaku pada
arsip kertas
11.
Pembaruan
media atau transfer, ada 3 komponen yang terlibat yaitu:
v
Pembaruan media (renewal) dengan mengopi arsip
dari stu jenis media ke media yang sama
v
Meng-kopi media (copying) adalah mengubah
format arsip dari satu media ke media lain
v
Mentransfer arsip (transfer atau migration)
dengan mengubah format arsip, misalnya dari format PPT (power point) Ke format
PDF .
12. Disposal, merupakan kemampuan untuk
mengidentifikasi, mendapatkan otoritas, dan membersihkan nya dari sistem
komputer
2.3 Manajemen Arsip
Elektronis
3 sistem
pengarsipan yang umum dipasaran:
1.
Sistem manajemen dokumen elektronis (electronic document management system –
EDMS)
Merupakan sistem yang berupa pengelolaan arsip atau dokumen
elektronis melalui komputer masing-masing pegawai, misalnya word processing,
presentasi, dsb;
2.
Sistem pemindaian elektronis (electronic imaging system – EIS)
Akan mengelola dokumen berupa hasil pemindaian (scan);
3.
Software manajemen dokumen (records management software – RMS)
Mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau
pusat penyimpanan dokumen.
Beberapa komponen
dasar dalam memilih sistem pengarsipan yang baik :
1. Memindahkan dokumen
Beberapa
metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen (www.GeorgiaArchives.org):
Þ
Scanning
à memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di
komputer. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan scanner diantaranya adalah:
§
Memiliki Automatic
Document Feeder (ADF) yang memungkinkan sejumlah kertas diletakkan pada tray dan secara otomatis masuk ke dalam scanner
§
Compatible
untuk
berbagai jenis ukuran kertas
§
Kecepatan men-scan dokumen
Þ
Conversion
à proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem
komputerisasi.
Þ
Importing
à memindahkan data elektronik ke dalam
sistem pengarsipan elektronik. Dapat dilakukan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap
menggunakan format data aslinya.
2. Menyimpan dokumen
Sistem
penyimpanan yang digunakan, haruslah mampu mendukung perubahan teknologi,
peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama. Selain itu, sistem terkomputerisasi dokumen
harus mendukung alat penyimpanan yang sekarang tersedia – juga yang akan datang
– untuk memberikan kepastian akan penggunaan jangka panjang. Untuk mengurangi
resiko tidak dapat dipakainya format dokumen yang telah digunakan, sebaiknya
perusahaan menyimpan data atau dokumen tidak hanya dalam satu format, tetapi
dalam berbagai format.
Lima
pilihan media penyimpanan diantaranya:
Þ
Magnetic Media (Hard Drives)
Þ
Magneto-Optical Storage
Þ
Compact Disc (CD)
Þ
DVD (Digital Video Disc/Digital Versatile
Disc)
Þ
WORM (Write Once, Read Many)
3. Mengindeks dokumen
Dokumen
yang disimpan di kantor harus dikelola dengan baik agar bermanfaat untuk
organisasi dengan melakukan pelabelan, penyortiran, pengindeksan, ditempatkan
pada folder, dan dimasukan filing cabinet. Arsip elektronik juga harus dikelola
agar informasi mudah dipahami oleh user pada
saat ini maupun masa datang. Ada 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsip
elektronis, yaitu:
Þ
Index Fields
Menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode
tradisional yang digunakan dalam dokumen kertas.
Þ
Full-text Indexing
Menggunakan software optical character recognition(ocr).
Þ
Folder/File Structure
Menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen.
4. Mengontrol akses
Sistem
kontrol merupakan aspek terpenting dalam sistem pengarsipan elektronik, karena
hampir semua orang dapat mengakses data tersebut di computer yang dihubungkan
dengan LAN di seluruh area kantor. Untuk
itu terdapat dua hal yang harus dimiliki oleh sistem pengarsipan elektronis:
Þ
Ketersediaan yang luas dan akses yang
fleksibel, dengan menyediakan beberapa cara untuk mengakses suatu file
Þ
Keamanan yang komprehensif
2.4 Sistem Penyimpanan dan
Temu Balik Arsip Elektronik
Proses data penyimpanan secara sederhana adalah data disimpan
dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa
terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori
yang diciptakan dan diolah oleh system operasi. Direktori dapat mempunyai
fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.
Media penyimpanan dengan kapasitas besar seperti hard disk atau
disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam
sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Ini
berartibahwa dalam satu media penyimpanan berbagai informasi dapat diproses
sesuai dengan system aplikasinya. Hal yang cukup penting di dalam pengelolaan
Arsip elektronik adalah pemberian label nama. Format pelabelan nama yang
standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau nama file dan media
penyimpanan. Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat penting sebagai
tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk,dsb.
Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupun internal
secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali
Informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system
pengindeksan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket.
2.5 Pemeliharaan dan
Perlindungan Arsip Elektronik
Informasi yang terdapat dalam Arsip elektronik dapat dengan mudah
diubah, dimodifikasi, dihapus baik secara sengaja atau tidak sengaja yang
dilakukan oleh brainware (manusia) atau dirusak oleh suatu sebab seperti virus
yang merusak boot sector atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik,
baik magnetic maupun optic memiliki keterbatasan, terutama apabila semakin
sering digunakan oleh banyak pengguna. Untuk pemeliharaan fisik, media penyimpanan
harus disimpan pada temperature antara 500 sampai 1250F
Informasi Arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah
oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database,
computer bias diakses untuk melihat file yang ada, bahkan mungkin pula merubah
atau menghapus file.
2.6 Penyusutan Arsip
Elektronik
Media penyimpanan Arsip elektronik untuk jenis-jenis tertentu
memiliki daya tahan yang lebih pendek dari retensi Informasi Arsip yang ada
didalamnya. Oleh karenanya penetapan penyusutan sebaiknya ditentukan pada sistem
desain atau tahap perencanaan dari aplikasi program yang akan diterapkan.
2.7 Implementasi Arsip
Elektronis
Ada beberapa aspek yang perlu
diperhatikan sebelum organisasi mengimplementasikan program pengarsipan secara
elektronis, antara lain:
1.
Mengevaluasi
kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan sebelum
mengimplementasian manajemen arsip elektronis adalah.
v
Berapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh
system, termasuk dokumen yang ada sekarang dan dokumen yang akan ditambahkan
pertahun dan pada waktu yang akan dating?proyeksi volume dokumen yang akan dikelola akan
menyediakan informasi seberapa besar media menyimpan yang akan digunakan,
konfigurasi hardware maupun biaya sistem yang harus disediakan;
v
Berapa banyak user yang akan menggunakan
system? hal ini akan menyediakan informasi tentang biaya software dan spesifikasi server yang dibutuhkan;
v
Departemen apa saja yang akan menggunakan dan
apakah public dapat mengakses system? Hal ini akan menjelaskan fitur khusus dan
level keamanan yang dibutuhkan;
v
Masalah serius apakah yang harus dipecahkan?
Isu apa saja yang harus diperhatikan guna menjadikan system lebih mudah dan
sfisien sehingga meningkatkan produktivitas kerja? Hal ini akan memberikan
informasi tentang pungsi apa saja yang dapat diklasifikasikan sebagai yang
utama dan pilihan dari keberadaan sebuah system sertapakah modifikasi
dimungkinkan untuk dilakukan pada masa yang akan dating;
v
Apakah dibutuhkan solusi temu balik atau dapat
dimodifikasi sendiri oleh pengguna atau organisasi? Hal ini akan menjelaskan
perlu tidaknya keberadaan konsultan, penginstall-an,
training, konfigurasi, dan dukungan yang dibutuhkan;
v
Network jenis
apakah yang akan digunakan – NT, NLM, LAN atau yang lainnya- dan apakah akan
digunakan selamanya? Hal ini akan menjelaskan hambatan yang akan dialami sebuah
netwok, konfigurasi system, dan peng-upgrade-an stasiun kerja
2. Menskala
pilot project ke solusi
prusahaan. Cara terbaik yang dapat dilakukan sebuah organisasi adalah
dengan melakukan pilot project di
sebuah unit atau divisi kerja. Biasanya hal ini dimulai pada department
kearsipan, namun juga bisa dimulai pada department yang lain dengan melakukan pilot project akan dapat mengoptimalkan
system dan prosedur yang akan dibangun dan diimplementasikan ke seluruh bagian
organisasi.
3. Instalasi.
Langkah
pertama dalam pengimplementasikan adalah inspeksi yang dilakukan oleh vendor
softwer maupun konsultan IT guna
melihat penempataan, men-setting, dan
mengkoneksikan hardwer secara tepat
serta mengidentifikasi masalah yang akan dihadapi sehingga jaringan yang akan
dibangundapat digunakan sebagaimana yang diharapkan. Setelah konektivitas
dilakukan, instalasi software imaging
system akan dilakukan pada server dan
unit kerja. Hal tersebut untuk memastikan apakah semuanya dapat beroprasi
sebagaiman mestinya dengan didampingi oleh personil IT.
4.
Training. program
platihan harus memperhatikan kepentingan pengguna. Ada 4 hal yang perlu
diperhatikan:
v End
user. Dilakukan dengan mengajari end
user (pengguna) dasa-dsar pengguan system sehari-hari pada computer
masing-masing. Training yang dibutuhkan tergantung pada familiaritas pengguna
dengan program computer yang akan digunakan. System yang user friendly dengan prubahan yang minimal
akan menjadikan pengguna lebih cepat bradaptasi;
v
System administrasi. Untuk
memastikan system berjalan dengan lancar, sangat penting untuk melatih beberapa
orang secara khusus mengenai bagaimana mengelola system pengarsipan elektronis;
v
Konsultasi. Hal ini memungkinkan adanya bantuan
dalam mengembangkan hal-hal yang bersipat setrategis dalam mentransfer arsip
kertas dan meng-indeks-nya ke dalam arsip elektronis. Lama waktu training
tergantung pada kompleksitas system yang akan dibangun;
v
Pengawas implementasi. Hal ini
mencakup pengawas terhadap pegawai yang berkaitan dengan arsip elektronis,
selain memberikan rasa aman dan nyaman karena mereka didampingi oleh tenaga
ahli yang berwenang dalam mengambil keputusan, jika diperlukan.
5.
Isu-isu hukum.
Karena
arsip elektronis sudah banyak digunakn, maka banyak dibuat hukum untuk
mengantisipasi penggunanya. Di banyak Negara maju, kantor pemerintah menerima
arsip jenis ini dengan syarat brikut:
v
arsip harus disimpan dalam media atau
format yang tidak mungkin rusak, misalnya, CD, DVD maupun WORM;
v sistem
mempunyai control yang baik untuk menjamin keakuratan, integritas maupun
realiabilitas sebuah arsip;
v sistem
harus menyediakan beberapa jenis audit
trail untuk menjaga dan menditeksi
pengubahan, perusakan, atau penghapusan sebuah arsip;
v transfer
arsip yang lengkap dan akurat dapat dilakukan;
v mempunyai
sistem indeks yang membantu dalam pencarian sebuah arsip;
v sistem
harus berkemampuan mencetak arsipyang dibutuhkan sebagaimana aslinya;
v sistem
harus compatible dengan sistem
penyimpanan maupun software yang
lain;
v sistem
mempunyai dokumentasi mengenai bagaimana sebuah software bekerja dan melakukan penyettingan.
Hal ini
tergantung hukum di Indonesia, dan konsultasi hukum mengenai hal tersebut perlu
dilakukan sebelum memplementasikan sistem pengarsipan secara elektronis.
6.
Support
and pemeliharaan. Layak nya menjaga agar mobil dapat berjalan
sesuai dengan harapan, sistem ini juga membutuhkan dukungan selama operasi
berjalan. Vendor harus menyediakan upgrading
software secara legular dan simultan.
Beberapa hal yang mempengaruhi dukungan tersebut adalah:
v Ukuran
dari sistem yang dibeli;
v Jumlah
sistem yang digunakan;
v Misi dari
sistem utama yang harus broprasi 24 jam selama 7 hari;
v Level
pengalaman personil departemen IT terhadap manjemen arsip elektronis;
v Akses
internet;
v Perubahan
terhadap jaringan computer maupun infrastruktur yang lain;
v Turnover personil, di man
pergantian personil akan memerlikan training dan hal lain yang tentunya akan
memerlikan tenaga, waktu, dan biaya suatu organisasi.
Berikut adalah gambar desain sebuah
arsitektur sistem arsip elektronis di sebuah organisasi yang terhubung dengan
internet.
2.8 Retensi Arsip Elektronis
Selama ini terdapat dua pendekatan dalam
melakukan retensi arsip elekteronis (skupsky, 1999,) yaitu:
2.8.1
Retensi dokumen
tradisional,
Dengan
melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan pada
masing-masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun
pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:
v
Judul dokumen harus dicatat secara cepat untuk
menemukan priode ritensi dokumen;
v Dokumen
serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin tridentipikasidengan
nama yang lain, walaupun isi nya relative sama;
v Jadwal
retensi harus sering mungkin dimodifikasi ketika organisasi merestrukturisasi
organisasinya;
v
Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen
sangat menyita waktu karena banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola;
2.8.2
Retensi dokumen
berdasarkan fungsi dan hubungan,
Merupakan
pendekatan yang dikembangkan sejak akhir decade 80-an dengan menggunakan
hubungan sistematis dan menghubungkan seluruh data elektronis berdasarkan
fungsi organisasi atas informasi yang ada. Fungsi organisasi tersebut
merepresentasikan aktivitas bisnis yang standar, seperti pemasaran, keuangan,
hubungan masyarakat, hukum maupun SDM. Dengan menggunakan kode yang telah
disepakati yang dicantumkan pada buku pedoman, sistem penyimpananakan
menetapkan tanggal pemusnahan dokumen berdasarkan perumusan penghitungan lama
priode penyimpanan.
Sistem ini
juga akan menghitung ulang apabila priode retensi berubah. Ada beberapa
spesifikasi yang harus diperhatikan dala metode ini:
v
Sistem penyimpanan dokumen elektronis terdiri
atas modul retensi dokumen yang akan menjelaskan syarat yang diperlukan untuk
meretensi dokumen;
v Sistem ini
diharuskan dapat menghubungkan dokumen elektronis dengan modul retensi;
v Penghitungan
berapa lama dokumen akan disimpan berdasarkan priode retensi dokumen Maupun
rumus penghitungan yang terdiri atas;
i.
Tanggal
penciptaan (creation-driven) dengan
menghitung retensi berdasarkan tanggal pembuatan dokumen, misalnya 6T (6
tahun);
ii.
Tanggal kejadian (event-drive) dengan menghitung retensi berdasarkan tanggal
terjadinya sebuah pristiwa, missal nya DP (dalam proses) dan SP (suda proses);
iii.
Tanpa penjelasan (indefinite) dimana dokumen tidak akan dimusnahkan hingga orang yang
mempunyai otoritas akan melakukannya, missalnya FERM (dokumen permanen);
iv.
Maksimum, di mana retensi dokumen dihitung
sejak dokumen buat namun pemusnahan dapat dilakukan sebelum brakhirnya priode
retensi, misalnya Max3 (maksimum 3tahun penyimpanan);
v Sistem
secara dinamis dan otonomis akan menghitung priode retensi apabila ada
perubahan prosedur pada buku pedoman;
v Sistem
diharapkan mampu melindungi pemusnahan dokumen yang dianggap penting, misalnya
akta pendirian prusahaan, sertifikat tanah, dan sebagainya;
v Sistem
mampu mengidentifikasi dokumen yang dalam waktu dekat akan dimusnahkan;
v Sistem
akan memberi tanda terhadap dokumen yang akan dihancurkan;
v Sistem
akan secara lengkap dan aman memusnahkan dokumen yang telah disetujui untuk
dimusnahkan, yang akan tergantung pada media yang digunakan untuk menyimpan
dokumen;
§ Dokumen
elektronis yang disimpan pada media yang dapat dihapus, harus menggunakan
metode penghapusan yang aman sehingga data tidak dapat di-copy maupun dicari kembali;
§ Dokumen
elektronis yang disimpan pada media yang tidak dapat dihapus, dapat dilakukan
pemusnahan langsung;
v Sistem
akan mengelola informasi yang berkaitan dengan dokumen yang telah dihancurkan;
v Sistem
mampu mengamankan dokumen yang telah dihancurkan dan tidak dapat di-copy kembali;
2.9 Problema Legalitas Arsip
Elektronik
Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena
terbatasnya Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni :
1.
Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur
legalitas untuk arsip-arsip elektronik yang pada proses awal penciptaannya menggunakan
komputer.
2.
Peraturan Pemerintah ini berlaku dan
diterapkan bagi dokumen arsip yang ada dan tercipta di lingkungan
BAB
III
PENUTUP
1.
Kesimpulan
Pengelolaan
arsip secara manual ataupun elektronis sama-sama memiliki penggunaan untuk
mengelola
2.
Saran
Daftar
Pustaka
Dra. Sumartini. "Pengantar Kearsipan." 1.
Hasugian, M.Si,
Drs.Jonner. "Pengantar Kearsipan." 2003: 6.
Lastiyani, Monika Nur.
http://www.bpadjogja.info/file/7be99f4a6453598511d7773b18b24439.pdf (accessed
June 23, 2013).
Sukoco, Badri Munir. Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga, 2007.
